Колл-центр:1408 (Тегін қоңырау шалу)

Жобаларды басқару


Жобаларды басқарудың негізгі әдіснамалары

Әрбір жоба – бұл стандарттауға келмейтін бірегей іс-шара екендігі бәріне белгілі. Алайда, жобаларды басқару процестерін стандарттауға болады. Олардың форматтайтын құжаттар жобаларды басқару әдіснамалары атауына ие болды. Ең жиі қолданылатын әдістемелерді атап өтейік:

Дәстүрлі (Каскадты) жобаларды басқару әдіснамасы

Дәстүрлі жобаларды басқару әдіснамасы барлық салаларда пайдаланылуы мүмкін, бірақ құрылыста ең кең таралған. Ол сондай-ақ каскадты немесе сарқырамалы модель деп аталады,себебі, оның ұсынылып отырған жүйелілігі ағын фазаларына ұқсайды. Әдіснама жобалық басқарудың жеті дәйекті кезеңдерін бөледі:

• Талаптарды айқындау

• Жобалау

• Іске асыру (құрылыс, өндіріс)

• Енгізу

• Тестілеу және дұрыстау

• Орнату

• Пайдалану және сүйемелдеу

Жобаның келесі фазасына көшу алдыңғы кезең аяқталып, тапсырыс берушімен қабылданған жағдайда ғана мүмкін. Орындау нәтижесі материалдық өнім болу шарт (мысалы, құрылыс жобалары, жабдықты орнату және т. б.) және іске асыру үшін нақты іс-әрекеттерінің реттілігі талап етілетін жобаларда бұл әдістемені қолдану неғұрлым пайдалы. Оған қоса, әзірленген жоспарларды болашақта оларға ұқсас жобаларда пайдалану мүмкін.

Алайда екінші жағынан, жобаны басқару дәстүрлі моделі жоспарлау кезеніңде инвестицияларды тартуды талап етеді. Әдетте алғашқы екі фаза жобаны орындаудың барлық уақытынан 20 - 40% алады. Құрылымдалған тәсіл салдарынан өзгеріс енгізу жұмыстары баяу жүреді, сондықтан егер клиент қандай нәтиже алғысы келетінін білмесе, бұл әдіснама икемсіз және қолайсыз болады.

PRINCE2 жобаларды басқару әдіснамасы

PRINCE2 (Projects in Controlled Environments) – бұл үдерістік-бағдарлы жобалау әдіснамасы, ол жоғарғы деңгейдегі процестерінде (басқару, ұйымдастыру, бақылау) фокусталады. PRINCE2 әдіснамасы жеті принциптерде, жеті тақырыптарда және жеті процестерде негізделеді. Принциптер әдіснаманың орталық элементі болып табылады: егер олардың ең болмағанда біреуі орындалмаса, онда жобаны PRINCE2 шеңберінде орындалады деп айтуға болмайды.

PRINCE2 әдіснамасының принциптері:

• Экономикалық қажеттілікті тұрақты бағалау - жобаның бүкіл өмірлік циклінде экономикалық тиімділігі сақтала ма.

• Оқыту тәжірибесі – жобаның командасы бұрынғы жобалардың тәжірибесін тұрақты түрде іздеп, зерттеу керек.

• Рөлдік модельді анықтау – жобаның командасы ұйымның құрылымын айқындау және қажетті міндеттерді атқару үшін лайықты адамдарды тарту тиіс.

• Кезеңдер бойынша басқару – жобаларды жоспарлау керек, сонымен қатар олардың орындалуының әр кезеңін бақылау және мониторингтеу қажет.

• Ауытқуларды басқару – жауапкершілікті белгілеу мақсатында жобаның ауытқуларын рұқсат етілген шектерін нақтылау қажет.

• Өнімдерге баса назар аудару –өнімдердің (нәтижелердің) сапасын анықтау мен қол жеткізуге шоғырлану қажет.

• Жобалық ортаға бейімделу - процестер мен құралдарды жобаны басқару талаптарын жобалау ортасына бейімдеу жөн, сондай-ақ жұмыс ауқымына, оның күрделілігіне, маңыздылығына, біліктілік талаптарына және тәуекел дәрежесіне сәйкестігіне назар аудару.

Аспектілер жобаның барлық ұзақтығында назарда ұстау қажет жобалық басқару бағыттарын білдіреді.

PRINCE2 әдіснамасының жобаларды басқару аспектілері:

• Жобаның негіздемесі: жоба қандай құндылықты әкеледі?

• Ұйымдастыру: жобаны тиімді басқару үшін команда мүшелері арасында рөлдерді және жауапкершілікті қалай бөлген жөн?

• Сапа: сапаға қандай талаптар қойылады, оларды қалай қамтамасыз етуге болады

• Жоспарлар: жоспарды әзірлеу үшін талап етілетін қадамдар және пайдалануға қажетті PRINCE2 құрал-саймандар.

• Тәуекелдер: менеджмент жобада және сыртқы ортада анықталмаулар проблемасын қалай шешпекші.

• Өзгерту: жобаға күтпеген міндеттер мен өзгерістердің әсерін басшылық қалай бағалайды, және олардың әрекеті қандай болады.

• Прогресс: жобаны іске асыру барысы, жоспарларды орындау және жобаны ары қарай дамыту.

Жобаның өмірлік циклі жеті процестерден тұрады. Фазалардың әрқайсысында қабылдауға ұсынылатын іс-әрекеттері, алынатын өнімдері мен жауапкершілік аймағы бар.

PRINCE2 жобаны басқару мынадай процестерін білдіреді:

• жобаны іске қосу

• жобаны басқару

• жобаны инициациялау

• кезеңдерді бақылау

• өнім шығаруды басқару

• кезеңдердің шекараларын басқару

• жобаны жабу

PRINCE2 жобаларды басқару рәсімдерін стандарттауға, үйлестіру қызметін жақсартуға мүмкіндік береді, сондай-ақ жобаны қалай жоспарлаған жөн, оны орындау мониторингін қалай жүзеге асыру қажет, егер жоспар орындалмаса, не істеу керек екенін түсінуге көмектеседі.

Алайда шағын ауқымдағы немесе жұмыстар көлемі және оларға қойылатын талаптар өзгеріске ұшырауына үлкен ықтималдылыққа ие жобалар үшін PRINCE2 әдіснамасы үздік таңдау емес.

Жобаны икемді басқару әдіснамасы (Agile Project Management)

Жобаны икемді басқару - үдемелі және итеративті жобалау әдістемесі болып табылады. Оның басты ерекшелігі: жобаның басында оның өнімі және өмірлік циклі қандай болатыны белгісіз. Оның орнына жобалау "спринт" деп аталатын бірнеше итеративных фазаларға бөлінеді. Әрбір спринт көптеген міндеттерден тұрады, өзінің түпкі өнімі мен нәтижесі бар. Agile әдіснамасы жобалардың менеджерлеріне үнемі кері байланысты алуға және әрбір итерациядан кейін өнімді жақсартуға мүмкіндік береді.

Жобаларды басқару әдіснамаға сәйкес, нәтиже үшін жауапкершілік үш рөлге бөлінеді:

• Өнімнің иесі - жобаның мақсаттарын анықтайды, берілген жобалық параметрлерге оңтайлы кестені әзірлейді, жобаның орындау процесін өзгертілген талаптарға сәйкес бейімдейді, өнім сипаттамаларының басымдықтарын белгілейді.

• Scrum шебер - жоба командасының орындау міндеттерінің басымдықтарын белгілейді және туындаған қиындықтар мен кедергілерді жояды.

• Команда мүшелері - қойылған міндеттердің көпшілігін жүзеге асырады, күнделікті менеджментті орындайды, жобаның орындалу барысы туралы есептер жасайды, өнімнің сапасын бақылайды.

Agile әдіснамасы икемді болып табылады және параметрлерді оңай өзгертуге мүмкіндік береді. Бұл бағдарламалық қамтамасыз етуді әзірлеу немесе графикалық дизайн сияқты сервиске бағытталған жобалар үшін маңызды. Бірақ қатаң белгіленген параметрлер мен талаптарға сәйкес орындалулары шарт жобалар үшін бұл әдіснама қолайлы емес.

Қосымшаларды жылдам әзірлеу әдіснамасы (Rapid Application Development — RAD)

Қосымшаларды тез әзірлеу (RAD) – бұл бағдарламалық қамтамасыз етуді әзірлеу жобаларында жиі қолданылатын жобалау әдіснамасы. Олардың негізгі мақсаты жылдам және сапалы қосымша құру. Бұл жобаларды басқару әдіснамасы 4 сатыдан тұрады:

• Жоспарлау

• Пайдаланушылық жобалау

• Жылдам құрастыру

• Ауысу

Қосымшаларды жылдам әзірлеу әдіснамасы бір жағынан жобаның нәтижелілік көрсеткіштерін жақсартуға және тәуекел-менеджментінің сапасын арттыруға көмектеседі. Бірақ екінші жағынан ол ауқымды IT жобаларға қолайсыз, себебі, кодтың төмен сапасына әкелуі мүмкін және бүкіл атқарылу процесіне клиенттің тұрақты түрде тартуын талап етеді.

АҚШ та 60 жылдары жобаларды қалай басқарған? Соңғы жылдары жобаларды басқару жаңа мәдениет негізінде қарастырылды.

Жетістіктің себептері

Жобаларды басқару адамдардың ақылымен басқарылады. Көптеген өндіріс орындары менеджметтің осы бөлігінің негізін салушы ретінде бизнес стратегисын негізге алады. Бұл жетістік түрі онай болып келеді: жобаларды басқарудың бұл түрінің тиімділігі жұмсалған уақытты ретке келтіріп отыру. Жобаның үшбұрыштысы:

Осы күнге дейінгі дәлеледер мен деректер

· 2012 жылдың қыркүйек айына ISO -21500 халықаралық стандарттар жүйесіне ену. PMI ® PMBOK ® . – дегі стандарттар жүйесінде жобаларды басқаруда басшылыққа алады.

· Қазіргі уақытта ISO «партфолиолар мен бағдарламаларды басқарумен » және «тәуекел басқаруымен» айналысады.

· Жобаны басқаруда 13 мемлекет ұлттық стандарттар түріне ие (АҚШ, Ұлыбритания, Германия, Қытай, Жапония, Корея, Ресей, Швейцария, Индия және т.б.)

· Жобалық басқару принципін қолданылатын компаниялар көбінесе құлдырауға, ұшырауға бейім болады.

· Жобаны басқарудағы құралдарды қолдану уақыттың 20-30 пайызын үнемдейді және шамамен уақыттың 15-20 пайызы жобаның жүзеге асуына кетеді.

· РФ Герман Греф Сбербанкының Президенті: жобаны құрудың бастапқы кезеңінде қосымша минуттар кетеді және оны жүзеге асыруда 10 минутын үнемдейміз, осылай әр кеткен минутқа 5-8 сомдай акша сақтап қаламыз.

· 2007-2009 жылдары өндіріс орындарының 67% қаржылық құлдырауға ұшырады.

· 2020 жылдың соңына қарай әлемдік бюджеттің 30% ға жуык бөлігі немесе $ 45 трлны жобалық ақпараттарды жасауға жұмсылады.

Жоба деген не? Ақпараттар мен портфелдерге жобалар қандай қатынаста болады .

Жоба бұл өте жақсы өнімдер жасап шығарудағы уақытша өндіріс орны.

Ақпарат бұл стратегиялық мақсатқа сәйкес келетін жобалар мен жеке жұмыстардың біріккен тобы.

Жобаның портфельі бұл жеке жұмыстар мен жобалар, ақпараттар, портфельдің төменгі деңгейінің жиынтығы.

Жобаны қалай басқаруға болады?

Жобаны басқару бұл жобаны құруда көп мөлшерде білімділікті, дағдыларды қажет етеді.

Жобалар бірнеше үдерістен тұрады. Үдерістер бұл нәтижеге әкелетін іс-әрекеттің сериясы.

Барлық үдерістер топтарға біріккен. Олар беске бөлінеді; бастау, жобалау, орындау, қорытындылау және орындауға басшылық жасау, аяқтау. Әр топта екі немесе оданда көп үдерістерге бөлінеді. Ал үдерістердің жалпы саны- 47.

Осы үдерістерді жүзеге асыру үшін 10 түрлі топқа бөледі; интеграциялау, мүдделі жақ, мазмұн, қамбалар, уақыт, құн, тәуекелге бел буу, сапа, жеткізілімдер, коммуникациялар.

Жобаларды басқарудың стандарттары.

1987 жылдан бастап жобалық қызмет стандартталған. Накты осы жылы ең бірінші басқару жобалары құрылды (Guide to the Project Management Body of Knowledge, PMBOK ® Guide). Осы стандарт бойынша әлемге белгілі АҚШ- та (Project Management Institute, PMI) жобалық басқару Институты ашылды. Берілген жоба Американың ұлттық стандарты болып табылады. PMBOK –та үнемі басқару жобасына өзгертулер енгізіліп тұрады. Қаңтар айының 2013 жылдан бері қалып стандартының бесінші түрі қызмет жасайды.

Жобалық басқару бойынша тағы әлемнің 12 мемлекеті өзінің ұлттық стандартын қабылдады. Әлемнің үлкен бөлігі PMBOK–ты қолданады. Швейцариядағы Жобалық Басқарудың Халықаралық Ассоциясы көп мөлшерде сұранысты қажет етеді.

Жобаны басқарудың алтын ережесі.

1. Нақты бастама. Жобаны іске асыру кезінде міндетті түрде орындау ретін жүзеге асыру қажет.

2. Жобаға қызығушылық білдірушілермен жұмыс. Жобаға кімнің қызығушылығы артқандығын және жобаны қаржыландырушыны анықтау. Егер менеджер жобаға жұмылдырушыларға алдына қойылған мақсаттарын себеп–салдарын білмесе онда менеджердің жобасы құлдырауға ұшырайды.

3. Жобаны қолдану аймағы. Орындаушы өзінің жұмыс істейтін аумағында бизнес-мақсатпен қандай байланысы бар екенін анықтауы керек.

4. Жоспар. Жасалып жатқан жобаға байланысты толық жоспар яғни жақын арада жүзеге асырылатын толық немесе микро жоспар.

5. Қауіп–қатерді басқару. Кез–келген жобаны дайындау барысында оған анализ жасап оның құлдырауға ұшырамайтындығынына көз жеткізу қажет. Егер жобаға ешқандай қиындықтар туындамаса, онда жобаға кететін 90 пайыз жүмыстың 10 пайызы таратылады, ал жұмыстың соңғы 10 пайызы, 90 пайыз жұмсалуды талап етеді.

6.Топтарды таңдап алу. Топтарды таңдау кезінде топтың белсенділігін анықтау керек. Топ мүшелерін таңдағанда жеке адамның мамандандырылғанына және топпен жұмыс істей алатындығына көз жеткізу керек.

7. Топты рухтық қолдау. Жобада әр қашан мен деген ұғым жоқ тек қана біз деген ұғым бар. Ең бірінші жобаны қандай мақсатта құрылғандығын анықтап алып оған қандай адамдар қатысатынын біліп алу керек. Осыдан топтың әр мүшесінің ұжымдық жауап ершілігін анықтау керек және осы арқылы оладың жұмыстарына баға беру керек. Топқа керекті жұмыс аймағын құру керек және топтардың әр істеген жұмысы үшін рахмет айту керек.

8. Қарым–қатынас кезіндегі өзіне сенімділік және адалдық. Қарым – қатынас кезінде адалдық өте маңызды. Түсініспеушілік болдырмауға тырысу керек. Егер, осындай мәселе туындаса одан оңай құтылудың жолын іздеу керек.

9. Жобаға қатысты жұмыстың орындалу сапасын қолдану. Жобаны дайындау кезінде жұмыстың орындалу стандарттары мен кезеңдері сипатталуы керек. Осыдан тапсырыс берушінің құжат жүзінде бекітілуі өте манызды.

10. Құжаттарды дайындау. Мәжіліс жүрген кездегі барлық құжаттарды жинау керек және бұл құжаттардың барлығын қағаз жүзінде сақтау керек.

11. Жобаны аяқтау жоспары. Жобаны аяқтау сатысы барлық қорытындылауларды өзіне қосады. Жобаны аяқтауды ертеден ойластыру қажет. Қорытындылау кезі адамдардың есінде қалуы керек. Соңында жобаға байланысты үш негізгі сұраққа жауап іздеу керек яғни олар: жұмыс кезінде не жақсы жасалды? Не жаман жасалды? және нені тағы жасау керек? Осындай өзіне – өзі баға беру арқылы тағыда басқа жобаларды жүзеге асыруға және оданда жақсы жұмыс жасауға мүмкіндік береді.

Жобаны басқару технологиясын қалай меңгеруге болады.

Жобаны басқару негізінде жұмысшылардың біліктілігін арттыруға шешім қабылдаған компаниялар өндіріс орындарының жобалық деңгейін білуі керек.

Бірінші деңгей. Жоба бойынша жұмыс істейтін қызметкерлер жобаны басқару әдістемесін меңгеру керек.

Екінші деңгей. Мамандандырылған қызметкерлермен қоса өндіріс орындарына жобаны басқарудағы Корпаративтік жүйені енгізген.

Үшінші деңгей. Оқытылған қызметкерлері мен ҚБКЖ-ны енгізген өндіріс орындары жобаны басқару Кеңсесін құрды.

Осындай нәтижелерге кез–келген ұйым орталықтары жете бермейді, оларға тек мамандандырылған және жобаны басқару негізінде білім беретін ұйымдар қол жеткізе алады, мысалға Қазақстан Республикасының жобалық менеджерлер ұйымы.


Жоба менеджері

Менеджерлік мамандық бірнеше бағытқа бөлінеді.

 Менеджер-кәсіпкер бизнестің нарықтағы алатын рөлін анықтап, даму жоспарын құрады. Стратегиясы мен тактикасын анықтап, қысқа мерзімді және ұзақ мерзімді мақсатты нақтылайды. Бизнес-жоспарды іске асыруға кірісіп, қызметкерлердің міндеттерін бөліп беріп, олардың жұмысты мезгілінде әрі сапалы орындауын қадағалайды. Мемлекеттік арнайы органдардан лицензия алып, салық төлеу жұмыстарымен айналысады.

 Өндіріс менеджері кәсіпорындарда, зауыттарда, консалтингтік компанияларда, мемлекеттік құрылымдарда жұмыс істейді.

 Олар мекемені қажетті кәсіби мамандар және жаңа технологиялық ресурстармен қамтамасыз етуді ұйымдастырады. Шығарылатын өнімдердің сапасын бақылайды. Жұмыс барысында туындайтын мәселелердің дер кезінде оңтайлы шешімін тауып отырады.

 Сату ісіндегі менеджер қызметі негізінен, коммерциялық сауда ұйымдары, мейрамхана, дүкен, консалтингтік компаниялар, банк, сақтандыру, инвестиция және құрылыс компанияларының жұмысының дамуына өте қажет. Олар мекемелерді сапалы тауарлармен қамтамасыз етеді, жаңадан шыққан тауарлардың бағасы мен сапасын зерттеп, тауарлардың қажетті құжаттарын тексереді, жаңа тауарларды сатып алушыларға түсіндіріп, олардың сұранысын дер кезінде қанағаттандырып отырады.


Бизнесті басқару процессі кезінде туындайтын ең көп тараған мәселелер және оны шешу жолдары

Кәсіпкерлік қызметті басқару кезіндегі мәселелер жоспарланған нәтижені алуға кедергі келтіретін, сонымен қатар барлық буындардың басқарушылары мен тікелей орындаушыларының қолайсыз оқиғалар салдарынан туындайды.

Басқаруда мәселелердің туындау себептері:

v    Компанияның және оның қызметкерлерінің мүмкіндіктерін дұрыс емес бағалау өлшемдері;

v    қызметкерлердің қызметінің қате қағидалары мен әдістері;

v    ұйымның мақсаттарын дұрыс қоймау, оларды шешу әдістері мен мерзімі;

v    қаржылардағы, жеткізілімдердегі, техникадағы, технологиялардағы қасақана бұзылулар;

v    Мемлекеттік саясатта және экономикадағы өзгерістер;

Басқарушылық мәселелерді белгілері бойынша жіктеу:

ü    маңыздылық және жеделдік деңгейі;

ü    мәселелерді ең аз шығындармен оңтайлы уақытта шешу мүмкіндіктері;

ü    осы мәселені шешуге байланысты тәуекелдік деңгейі, және осы негіздегі жаңа мәселелердің туындау мүмкіндіктері;

ü    шешім қабылдау немесе қабылдамау кезіндегі салдардың ауқымдылығы, және осы мәселелерді қозғаушы ұйымдар мен тұлғалардың саны;

ü    Мәселелердің түрлері келесі талаптар бойынша қарастырылады:

Ø    стратегиялық деректер базасын қалыптастыруға стратегиялық бағытталған, оларды бағалау және тәжірибелік қолданылуын анықтау, зерттеу;

Ø    тактикалық, оларды шешу стратегиялыққа қарағанда әлде қайда қысқа мерзімде жүзеге асатын;

Ø    ұзақмерзімді, орташа мерзімді және қысқа мерзімді, ағымдағы;

Ø    басқарудың жоғары, орташа және төменгі буындарының – басқарылу деңгейлері бойынша.

Мәселелерді олардың түріне, белгілеріне және талаптарына байланысты шешу

Стратегиялық мәселелерін шешуге жоғары басшылықтан басқарудың төменгі буындарының орындаушыларына баратын ынталы разрядқа жатады.

Жоғары басқарушылық стратегиялық сипаттағы шешімдерді қабылдауға өзіне бастама мен жауапкершілікті алады.

Мысал ретінде инвестицияны жаңа бұйымның жаңа түрін өндіруді келешекті дамытуға , өндірісті кеңейту туралы шешіміне, немесе керісінше істерді тұқыртуына бағыттау болып табылуы мүмкін.

Тактикалық мәселелерді шешу – бұл басшылықтың орта буындарының жұмыстары; «жоғарыдан» келетін жарлықтардың негізінде олар мәселелерді орта мерзімді жоспарда шешуді жоспарлауда және қысқа мерзімді міндеттерді орындауда.

Басқарудың төменгі буындары ауызша айтылған жарлықтардың, қаулылардың немесе жазбаша бұйрықтардың негізінде мәселелерді шешеді.

Күнделікті сипаттағы ағымдағы мәселелер, яғни жалықтыратын жұмыс, басқарудың төменгі буындарының негізгі уақытын алады.

Мәселелерді шешу бірнеше белгілері бойынша жіктеледі.

1. Міндеттілік деңгейі бойынша шешімдер директивті болуы мүмкін; олар жоғары басшылықпен қабылданады және төменгі тұрған басқарушылық құрылым үшін орындауға міндетті болып табылады. Ұсынушылық шешімдер кеңесуші органдармен жасалады. Олардың орындалуы дұрыс, алайда міндетті емес.

Бағдарлау шешімдері автономды әрекет етуші төменгі тұрған басқарушылық құрылымның жұмыстарын үйлестіру үшін басшылықпен қабылданады.

2. Функционалдық тағайындалуы бойынша жұмыстың орындалуын ұйымдастырушылық, үйлестіруші, реттеуші, ынталандырушы және бақылаушы болып ерекшеленеді.

Мысалы, Әрекет етудің нұсқау беру әдісі және мәселелерді шешу әдістері; бақылауды, тексерістерді, нормативтік құжаттарды және т.б. әзірлеу бойынша атқарушылар арасында жұмыстарды бөлу

3. Қабылдау әдісі бойынша таңдамалы және жүйелі шешімдер ерекшеленеді. Біріншілеріне осы мәселенің бір немесе бірнеше мәселелерін шешу қатысты, екіншілеріне – мәселені көптеген қиындықтары мен өзара байланыстарын толықтай қамтитын шешімдер.

Шешімдер сонымен қатар жеке дара немесе ұжыммен қабылданған, жалпы және арнайы, бағдарламалаған және бағдарланбаған, жабық және жалпыға қолдануға арналған болып жіктеледі.